Ingin mengajukan izin karena berhalangan dan tidak bisa masuk kerja? Berikut contoh surat izin tidak masuk kerja menurut struktur dan format pembuatannya.
Contoh surat izin tidak masuk kerja merupakan salah satu bentuk surat yang dibuat oleh karyawan. Terutama saat ingin mengajukan permohonan izin, karena berhalangan dan tidak bisa hadir di tempat kerja. Pengajuan surat izin ini sangatlah penting karena sebagai bentuk profesionalisme dan tanggung jawab kamu selama di tempat kerja.
Sedangkan tujuan utamanya adalah untuk memberikan informasi kepada HRD atau pihak perusahaan. Mengenai ketidak hadiran seseorang untuk datang ke tempat kerja dengan berbagai alasan. Sehingga pihak perusahaan mengetahui alasan di balik ketidakhadiran karyawan tersebut.
Struktur Surat Izin Tidak Masuk Kerja yang Baik dan Benar
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa surat izin kerja merupakan surat untuk kamu yang berhalangan kerja. Surat ini dibuat oleh karyawan atau pegawai yang kemudian akan disampaikan kepada pihak atasan perusahaan atau HRD. Oleh karena itu, surat izin kerja sebaiknya dibuat beberapa hari sebelum diberikan.
Untuk membuat surat izin kerja yang baik dan benar, kamu dituntut untuk mengetahui struktur-struktur pembuatan surat izin sesuai dengan kaidah dan ketentuan yang berlaku. Mengingat, surat izin kerja termasuk surat resmi yang ditujukan untuk seorang HRD atau seseorang yang memiliki kedudukan tertinggi di perusahaan.
Adapun beberapa struktur contoh pembuatan surat izin tidak masuk kerja yang baik dan benar sebagai berikut.
- Tanggal Penulisan
Tanggal penulisan penting dicantumkan agar HRD atau pihak perusahaan mengetahui secara jelas mengenai kapan surat itu dibuat. Penulisan tanggal perlu disesuaikan dengan waktu pembuatan surat, tepat dimana kamu memberikan surat tersebut ke perusahaan. Struktur penulisan yang sah dimulai dari tanggal, bulan dan tahun.
- Penerima
Selain tanggal, bagian paling atas surat juga harus berisi tentang informasi penerima surat izin tidak masuk kerja tersebut. Penulisan nama penerima surat umumnya disisipkan dengan kata-kata sapaan “Kepada yth” atau “kepada yang terhormat”. Dan kemudian baru diikuti dengan nama HRD atau nama perusahaan.
- Data Diri
Data diri atau data perseorangan adalah sebuah identitas yang perlu dituliskan dalam surat izin tidak masuk kerja perusahaan. Data diri sebaiknya ditulis secara jelas dan lengkap, misalnya nama, jabatan, jenis kelamin, divisi, nomor kepegawaian, dan alamat rumah. Bagian ini penting agar atasan tau siapa yang mengajukan surat permohonan izin tersebut.
- Alasan Tidak Masuk Kerja
Dalam surat izin tidak masuk kerja yang baik dan benar perlu dicantumkan pula alasan-alasan perihal ketidakhadiran kamu ke tempat kerja. Adapun alasan-alasan tidak masuk kerja seperti urusan keluarga, cuti, sakit, atau alasan-alasan lain.
Sementara itu, untuk alasan tidak masuk kerja karena sakit, kamu wajib melampirkan surat dokter sebagai dokumen pendukung.
- Jangka Waktu Izin
Selain alasan tidak masuk kerja, kamu juga perlu mencantumkan jangka waktu izin sesuai dengan lama keperluan. Informasi ini wajib agar pihak HRD atau perusahaan mengetahui dengan jelas, mengenai kapan kamu bisa masuk kerja kembali. Informasi ini akan memudahkan tanggungan pekerjaan yang sebelumnya tidak bisa ditunda dan akan dilimpahkan ke pegawai lain.
- Ucapan Terimakasih
Di bagian akhir surat, tidak lupa untuk mencantumkan ucapan terimakasih kepada yang bersangkutan. Bagian ini sangatlah penting sebagai bentuk sopan santun dan menjadi keharmonisan hubungan kamu di tempat kerja. Ucapan terimakasih juga sebagai bentuk ucapan atas restu dari pihak HRD yang menerima izin kamu dengan baik.
Format Penulisan Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Format pembuatan surat izin tidak masuk kerja sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat-surat pada umumnya. Saat membuat surat izin tersebut kamu harus mengikuti format-formatnya. Biasanya perusahaan sudah memiliki template sendiri perihal keperluan surat menyurat untuk karyawannya.
Namun kami akan memberikan referensi pembuatan format surat izin tidak masuk kerja yang umum dan banyak digunakan oleh perusahaan.
- Kop Surat
Dalam pembuatan surat izin tidak masuk kerja, ada baiknya perlu mencantumkan kop surat perusahaan. Setiap perusahaan umumnya sudah memiliki template tersendiri untuk setiap surat yang dibutuhkan oleh karyawannya. Jadi pastikan kamu menggunakan kop surat yang sering digunakan oleh perusahaan.
- Pembuka
Sama seperti surat-surat pada umumnya, surat tidak masuk kerja juga perlu mencantumkan struktur pembuka yang diisi dengan tanggal pembuatan, perihal, seseorang yang dituju, dan kemudian salam pembuka. Sebab, struktur-struktur tersebut wajib dan harus ada di setiap jenis surat.
- Badan Surat Atau Isi
Bagian isi atau badan surat tentunya harus fokus ke bagian alasan mengapa kamu mengajukan surat tersebut. Ada baiknya dibuat dengan jelas dan tidak bertele-tele. Pastikan alasan tidak masuk kerja yang kamu buat masuk akal dan tidak dibuat-buat. Sertakan pula identitas diri seperti nama, jabatan, divisi, nomor kepegawaian, dan alamat.
- Penutup
Pada bagian penutup kamu juga perlu mencantumkan ucapan terimakasih dan pemberian salam penutup. Namun itu saja tidak akan cukup, karena bagian penutup akan lebih baik jika disertakan dengan nama pengaju.
Acuan dan Contoh Surat Izin Tidak Bisa Masuk Kerja yang Baik dan Benar
Setelah mengulas struktur dan format pembuatan surat izin di atas, seharusnya Anda telah memahami mengenai struktur dan format penulisan surat izin yang benar. Yakni berdasarkan kaidah dan ketentuan surat secara resmi. Namun anda bisa mencontoh surat izin dibawah, untuk Anda jadikan sebagai acuan pembuatan surat izin dengan baik dan benar.
Berikut merupakan salah satu contoh surat izin untuk tidak masuk kerja yang baik dan benar, serta telah mengacu pada format dan struktur penulisan surat secara resmi.
Lampiran : (isi sesuai kebutuhan)
Yth. Pimpinan Personalia
PT. xxxxxxxxx
Jalan xxxxxxxx, (Nama Kota)
Dengan Hormat
Bersama dengan surat ini saya:
Nama :…………………………………
Jabatan :…………………………………
Nomor ID :…………………………………
No. Telp/HP :…………………………………
Memberitahukan Kepada Bapak/Ibu pimpinan Personalia PT. xxxxxxxx, bahwa saya tidak dapat mengemban tugas dan tidak bisa masuk kerja pada tanggal _/_/_ sampai dengan _/_/_ sebagaimana mestinya dikarenakan ………….. (isi sesuai kebutuhan).
Oleh sebab itu, dengan tidak mengurangi rasa hormat, saya berharap Bapak/Ibu Pimpinan Personalia PT. xxxxxx dengan kebijaksanaannya dapat memberikan izin kepada saya selama beberapa hari. Adapun tugas-tugas yang tertunda selama saya tidak masuk kerja akan diselesaikan ketika masuk dengan kondusif.
Sekian atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terimakasih.
(Nama Kota), T/B/T
Hormat Saya
(Nama Lengkap)
Itulah beberapa contoh, struktur, dan format pembuatan contoh surat izin tidak masuk kerja yang bisa kamu jadikan referensi sebagai pembuatan surat izin untuk perusahaan kamu. Dengan mengikuti struktur dan format tersebut, kamu akan lebih mudah dalam membuat surat izin sesuai dengan kaidah dan struktur pembuatan surat yang baik dan benar.
Sebab setiap surat resmi memiliki sifat dan strukturnya masing-masing. Seperti surat izin tidak masuk kerja yang harus mencantumkan beberapa alasan, agar izin yang diajukan dapat diterima oleh pihak atasan atau HRD. Terlebih surat izin tidak masuk kerja wajib agar kamu tidak dianggap Alfa (tidak masuk kerja tanpa alasan).
